各科目之间费用预算可以张冠李戴吗？

案例：由于去年会议费开支较大，而且会议效果也不明显，公司要求对今年的会议费作重点控制。今天人力资源部经理找到您，要求减少电话费预算5万元，用于增加会议费开支。

请问您的意见如何？

第一，鼓励进行项目之间的预算调整。

预算调整一共有三种情况。第一种是新增调整，是指年初没有做这个项目的预算，从无到有要开展这个项目了，需要匹配相应的预算资源。第二种是追加调整，是指年初做了这个项目的预算，但是在执行过程中发现不够用，需要追加一定的额度。第三种是项目间调整，是指A项目的预算金额减下来调整至B项目上去。请问各位，三种预算调整方式，哪些会影响利润目标的实现，哪些对利润目标没有影响？显然是项目间的调整不会影响利润目标的实现，而新增调整和追加调整，必然影响到利润目标的实现。所以，从这个角度来说，我们提倡预算调整首先考虑采用项目间调整方式，鼓励以内部挖潜的方式，消化预算调整对实现利润目标的负面影响。

第二，要求按预算调整程序规范调整。

一旦鼓励项目间调整，大家就会担心：某个部门一看招待费不够用了，就从广告费、差旅费等项目调一部分过来。下次某个部门负责人认为工资太低了，就从其他费用科目调一部分过来给大家发奖金……如此一来，管理不就乱成一团粥了。当然，我们绝对不允许各部门打着预算调整的旗号私底下的这种胡作非为。必须遵循公司规定的预算调整程序，书面填报预算调整申请单，按组织程序进行审核和批准。

第三，规范的预算调整程序建议如下：

首先判断增加会议费预算是否必须。今年公司将会议费列作重点控制对象，所以任何部门在会议费上要增加预算，公司一定会重点关注并从严控制。但是也不能说重点控制会议费了，就绝对不允许增加会议费开支。因为预算服务于目标，预算基于动态业务，业务有变化，业务有需求，预算就有必要进行相应调整。业务部门首先要按照预算调整要求的三个方面详细说明为什么要增加会议费预算。

接着判断如何评价会议费预算业绩。如果不同意增加会议费预算，一般就不必进行后续的会议费预算管理责任评价。如果同意增加会议费预算，那么，必须评价会议费的预算编制质量是否需要追溯责任，同时，必须判断会议费的预算调整行为是否需要给予激励。如果是因为预算编制时主观原因出现的差错或疏忽导致少编、漏编会议费预算，那就需要追究预算编制责任；如果是因为环境变化导致非增加会议费预算不可，那就需要激励预算调整行为。至于具体如何评价预算管理业绩，请参考本章最后一节预算考评的相关内容。

最后判断如何评价电话费预算业绩。既然业务部门主动提出减少某项费用预算，在公司层面一般不会表示反对，但是电话费预算减少五万元不一定想当然地就要鼓励或者奖励业务部门，相反他们可能会受到惩处。财务负责人和总经理必须分析和判断，电话费预算是如何减下来的。如果是因为当初抢指标电话费预算编多了，那就要追溯预算编制责任；如果是因为管控方法改善了导致实际发生的电话费减少了，比如减少话机数量、监控信息费和其他不合理费用的发生、引导采用其他沟通方式等等，那就要激励他们在电话费项目的预算执行效率；如果是因外部环境变化所致比如运营机构下调收费标准等，那就不需承担管理责任。